8 Tips voor het begeleiden van een verandering

In een autobedrijf is er eigenlijk altijd wel een verandering aan de gang. Zijn het geen nieuwe wensen of eisen vanuit een importeur, dan is het wel een nieuwe werkinstructie die men moet volgen.

Hoewel dit veranderingen zijn die meestal redelijk eenvoudig opgepakt worden door alle medewerkers, zijn er ook veranderingen die als een last voelen. Denk hierbij aan een implementatie van een software systeem, een ander DMS, bandenportaal, garantie verwerking, onderdeel bestelsysteem of een digitalisering van het aftersales proces middels tablets. Sommige veranderingen worden met vlag en wimpel geïmplementeerd in een bedrijf en andere falen na een aantal maanden of jaren.

Maar wat is het geheim voor een succesvolle implementatie van deze veranderingen?

Hieronder geef ik je een 8 tips voor het begeleiden van een succesvolle verandering.

Misschien is de eerste tip wel de meest belangrijke;

1. Benoem wat het is! Verandering
Wanneer er een nieuw systeem of nieuwe werkwijze wordt geïmplementeerd, noem het dan niet een dingetje erbij, een systeempje of iemand komt iets vertellen. Benoem heel concreet wat het is. “We gaan veranderen!” Nuanceer het daarna. Het benoemen zet mensen vaak al in beweging. Iedereen weet wat er gaat komen. Nu is het aan de projectverantwoordelijke om de volgende tips in ogenschouw te nemen.

2. Waarom?!
De veranderbereidheid wordt vergroot wanneer er een duidelijke “waarom” wordt gecommuniceerd. Als men begrijpt wat de achterliggende gedachte is van de verandering, dan zullen ze eerder geneigd zijn om mee te denken in oplossingen.

3. Het gaat om de mensen
Een organisatieverandering draait niet alleen om structuren en taken, systemen en tools. De verandering heeft vaak betrekking op de mensen. Uiteindelijk wil je dat de mensen die betrokken zijn bij de verandering, een gemeenschappelijke visie ontwikkelen en als team een noodzaak gaan voelen of er dient een aanpassing te komen in het gedrag van mensen.

4. Een organisatieverandering heeft altijd een prijs
Het transformeren van bestaande processen en werkwijzen gaat niet vanzelf. Hoe ambitieuzer de verandering, hoe hoger de “prijs”. Deze prijs is niet alleen uit te drukken in geld, maar zeker ook moeite en pijn. Het kan helpen om van tevoren na te denken over de “prijs” van de beoogde verandering zodat het niet halverwege als een verrassing komt. Het is altijd verstandig om een ambitieus veranderplan in een vroeg stadium een ‘reality check’ te geven.

5. Volg het ingezette pad
Eenmaal gestart, stop dan niet! Wanneer halverwege gestopt wordt zal je altijd het slechte van twee werelden hebben. De oude situatie bestaat niet meer en de nieuwe werkt nog niet. Op dat moment verliezen mensen de motivatie en het vertrouwen waardoor een ‘herstart’ minder enthousiast gedragen zal worden.
Daarom moet de top van de organisatie, ongeacht voor welke veranderstrategie gekozen is, voorgaan in de verandering en zich eraan committeren. Elke organisatieverandering kent tegenslagen en dips. Juist dan is het belangrijk dat leiders het ingezette pad blijven volgen.

6. Zorg voor een gedeelde en geaccepteerde visie
Een transformatie vraagt om een visie. Hoe duidelijker deze visie is en gedeeld wordt, hoe aannemelijker het is dat deze geaccepteerd wordt. Op dat moment zal de verandering ook makkelijker verlopen. Als het dan ook nog mogelijk is om mensen onderdeel te maken van de op te stellen visie, dan gaat de verandering nog makkelijker.

7. Betrokkenheid creëert resultaat
Wanneer mensen betrokken zijn is het resultaat groter. Wie zijn je ambassadeurs? Niet iedereen kan uiteraard betrokken zijn in het ontwikkelen van de visie. Er is een balans tussen hoeveel mensen mee kunnen denken over de transformatie en hoeveel mensen de transformatie ondergaan. De tijd en moeite die je aan de start steekt in de betrokkenheid van mensen, betaald zich uit in minder weerstand later in het traject. De mate van weerstand is uiteraard bij ieder traject anders. Luister er oprecht naar en bagatelliseer het niet.

8. Leiderschap tijdens de transformatie
Het is heel lastig om iedereen dezelfde visie en gevoelens te laten ervaren omtrent de transformatie. Alle mensen die betrokken zijn hebben hun eigen belangen, zorgen, wensen en weerstand. Leiders dienen vooraf sterker te worden in hun gedrag zodat ze om kunnen gaan met tegenstellingen, angsten en zorgen tijdens de transformatie. Om dit te bereiken is externe coaching een goed middel. Leiders die aandacht besteden aan hun eigen groei en ontwikkeling, kunnen beter met veranderingen omgaan.

Verandering gaat altijd gepaard met de nodige strubbelingen. Dat blijkt ook wel uit de bovenstaande tips. Belangrijk is om daar serieus mee om te gaan, maar je er niet door uit het veld te laten slaan.

Mocht je naar aanleiding van deze blog vragen hebben over een verandertraject binnen jullie bedrijf, neem dan contact met ons op. We denken graag mee in de mogelijkheden en het op een juist gebruik van de tips.

 

Share This